Nuova modalità di tenuta dei registri Iva con sistemi elettronici

Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale n.284 del 5 dicembre 2017 della legge 4 dicembre 2017 n.172 di conversione del decreto legge 16 ottobre 2017 n.148, è stato aggiunto il comma 4-quater all’art.7 del decreto legge 10 giugno 1994 n. 357 (convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489), che introduce una rilevante novità in tema di tenuta con sistemi elettronici dei registri Iva acquisti e vendite.


I commi 4-ter e 4-quater dell’art.7 del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, ad oggi testualmente riportano:

“4-ter. A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.
4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta dei registri di cui agli articoli 23 e 25 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, con sistemi elettronici è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.


Per comprendere a pieno la nuova disposizione contenuta nel nuovo comma 4-quater è necessario rilevare almeno i seguenti aspetti:
 

• La nuova norma si applica ai soli registri Iva delle fatture di acquisto e di vendita

La nuova disposizione contenuta nel comma 4-quater si applica ai soli registri Iva delle fatture emesse (art.23 del DPR 633/72) ed ai registri Iva delle fatture di acquisto (art.25 del DPR 633/72), mentre quella contenuta nel comma 4-ter si applica alla generalità delle scritture contabili, quali il libro giornale, i mastri contabili, il registro dei beni ammortizzabili, etc;
 

• Si tratta di sola tenuta e non anche di conservazione

Mentre il comma 4-ter pur considerando regolare la tenuta delle scritture contabili con sistemi meccanografici, richiede comunque la loro stampa su carta entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali dei redditi, la nuova disposizione non prevede alcun termine entro cui stampare i registri Iva vendite ed acquisti, dato che prevede la stampa nel solo caso in cui vi sia una richiesta in caso di ispezione o verifica da parte degli organi competenti. In sostanza quindi, mentre il comma 4-ter contempla una “tenuta” delle scritture contabili con sistemi meccanografici ma richiede espressamente una loro “conservazione” su carta entro 3 mesi dal termine ultimo di trasmissione delle dichiarazioni annuali dei redditi, il nuovo comma 4-quater elimina per i soli registri Iva acquisti e vendite il concetto di “conservazione” consentendo alle imprese di limitarsi alla sola “tenuta” con sistemi elettronici;
 

• Contabilità tenuta con sistemi elettronici e non più meccanografici

Mentre il comma 4-ter fa riferimento alla tenuta della contabilità con sistemi meccanografici, cioè macchine che dagli anni cinquanta hanno consentito di elaborare dati tramite strumenti elettromeccanici basati sulle schede perforate oppure sulle bande perforate, il nuovo comma 4-quater introduce il concetto di tenuta della contabilità basato appunto su “sistemi elettronici”, il che significa che le singole scritture contabili memorizzate sui server in forma di bit sono dei veri e propri documenti informatici, e così come definito dall’art. 1 lettera p) del decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82 (CAD), sono “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. In sostanza, le singole registrazioni contabili prodotte e memorizzate nei sistemi elettronici di contabilità sotto forma di registrazioni informatiche, sono già di per sé documenti informatici validi ed efficaci a tutti gli effetti di legge, rilevando però che la criticità risiede nel fatto che il valore probatorio è “liberamente valutabile in giudizio, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità” (art. 20 comma 1-bis del CAD).


L’obiettivo quindi del nuovo comma 4-quater è probabilmente quello di semplificare la tenuta dei registri Iva acquisti e vendite delle imprese in regime di contabilità ordinaria, dato appunto che per quelle in regime di contabilità semplificata i suddetti registri saranno del tutto eliminati con l’obbligo di fatturazione elettronica che entrerà in vigore dal 2019. L’Agenzia delle Entrate infatti, memorizzando nei server di Sogei Spa i dati contenuti nelle fatture elettroniche XML che i soggetti Iva dovranno obbligatoriamente far transitare dal sistema di interscambio, ha in pratica già nella propria disponibilità i medesimi dati contenute nei registri Iva acquisti e vendite, e quindi ai contribuenti è stato concessa la sola tenuta (e non più la conservazione), purché stampati in fase di accesso o verifica.

E’ però necessario rilevare che la suddetta semplificazione ha valenza nei soli confronti dell’amministrazione finanziaria, dato che a norma dell’art. 2220 del codice civile la conservazione dei registri Iva vendite ed acquisti continua ad essere un obbligo:
“Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagine, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”.


Nella sostanza quindi, considerando appunto che l’art. 2220 del codice civile richiede espressamente una conservazione cartacea oppure digitale delle scritture contabili, si suggerisce di continuare a conservare regolarmente i registri Iva vendite ed acquisti adottando una conservazione digitale conforme alle disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014 e DPCM 3 dicembre 2013.


Fonte: sistemiamolitalia.it