Conservazione digitale dei file dati delle fatture emesse e ricevute
29/09/2017
Il 5 ottobre scadono i termini per la comunicazione al sistema ricevente dell’Agenzia delle Entrate dei dati delle fatture emesse e ricevute, sia in caso in cui il contribuente non abbia eseguito alcuna opzione per il regime premiale (e quindi l’obbligo è contemplato dall’art. 21 del decreto legge 78/2010, così come modificato dal decreto legge 193/2016), sia nei casi in cui sia stata eseguita l’opzione per il regime premiale e che riguarda circa 6.000 contribuenti.
Per comprendere a pieno come devono essere conservati correttamente i suddetti file una volta trasmessi, è necessario analizzare almeno tre importanti aspetti: tipologia di firma elettronica adottata, il formato dei file da trasmettere, e la modalità di trasmissione impiegata.
► Tipologia di firma elettronica adottata
I file da trasmettere devono essere firmati elettronicamente dal soggetto obbligato, da un soggetto incaricato alla trasmissione di cui all’art.3 terzo comma del DPR 322/98 (Dottori Commercialisti, Ragionieri e periti commerciali, Consulenti del lavoro, associazioni sindacali di categoria, etc), oppure da un incaricato cioè da una persona fisica autorizzato dal contribuente a svolgere la suddetta attività.
Le firme elettroniche che possono essere impiegate per firmare i file sono:
► Formato dei file da trasmettere
I file da trasmettere possono essere in formato XML, oppure in formato compresso .zip (max 5 MB) contenente file XML, ma mentre nel primo caso i file devono essere singolarmente firmati/sigillati, in caso di impiego di file .zip potrò avere due diverse situazioni:
► Modalità di trasmissione impiegata
I file possono essere trasmessi al sistema ricevente secondo almeno quattro modalità:
E’ necessario poi rilevare almeno due aspetti:
► L’Agenzia delle Entrate non conserva in modalità digitale i file trasmessi
L’art. 21 terzo comma del decreto legge 78/2010 riporta testualmente che “Per le operazioni di cui al comma 1, gli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 17 giugno 2014 si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonchè per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il sistema di interscambio di cui all’articolo 1, comma 211, della legge 24 dicembre 2007, n.244, e memorizzati dall’Agenzia delle entrate. Tempi e modalità di applicazione della presente disposizione, anche in relazione agli obblighi contenuti nell’articolo 5 del decreto 17 giugno 2014, sono stabiliti con apposito provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate”, e quindi nella sostanza i file trasmessi e contenente i dati delle fatture emesse e ricevute non sono conservati ma semplicemente archiviati, con tutte le criticità del caso, come per esempio l’assenza di una marca temporale associata ai file utile ad estendere il valore delle firme digitali oltre il periodo di validità dei certificati di firma;
► I file trasmessi non possono essere conservati in modalità cartacea
Non è possibile una conservazione cartacea dei file contenente i dati delle fatture emesse e ricevute per almeno due semplici motivi: i file sono in formato XML ed una loro stampa li renderebbe sia illeggibili all’occhio umano che non più interpretabili dai software, ma soprattutto ad oggi non vi è una tecnologia in grado di convertire su carta le firme elettroniche, in particolare la firma digitale;
In definitiva quindi, i file dei dati delle fatture emesse e ricevute DEVONO essere conservati unicamente in formato digitale secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014 e DPCM 3 dicembre 2013, ed in particolare:
- Sia in caso di trasmissione di file XML ove i singoli file sono stati firmati digitalmente oppure firmati/sigillati elettronicamente, sia in caso di trasmissione di file .zip.p7m contenente file XML non firmati, non vi è necessità di firmare nuovamente i suddetti file ma basterà semplicemente versarli (i.e. inviarli) nel sistema di conservazione;
- E’ necessario conservare anche le ricevute pervenute dal sistema ricevente in formato XML e firmate elettronicamente;
- I termini di conservazione sono i medesimi dei restanti documenti fiscali, e quindi la conservazione digitale dovrà svolgersi entro 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
Fonte: sistemiamolitalia.it
Per comprendere a pieno come devono essere conservati correttamente i suddetti file una volta trasmessi, è necessario analizzare almeno tre importanti aspetti: tipologia di firma elettronica adottata, il formato dei file da trasmettere, e la modalità di trasmissione impiegata.
► Tipologia di firma elettronica adottata
I file da trasmettere devono essere firmati elettronicamente dal soggetto obbligato, da un soggetto incaricato alla trasmissione di cui all’art.3 terzo comma del DPR 322/98 (Dottori Commercialisti, Ragionieri e periti commerciali, Consulenti del lavoro, associazioni sindacali di categoria, etc), oppure da un incaricato cioè da una persona fisica autorizzato dal contribuente a svolgere la suddetta attività.
Le firme elettroniche che possono essere impiegate per firmare i file sono:
- Firma digitale secondo il formato CAdES (l’estensione del file diventa .p7m) oppure XAdES (l’estensione del file rimane .xml), impiegando i più diffusi software di firma digitale (è possibile reperire un elenco sul sito www.agid.gov.it ) oppure più semplicemente impiegare sistemi contabili oppure sistemi di gestione documentale che inglobano la generazione della firma digitale;
- Firma elettronica basata su certificati rilasciati dall’Agenzia delle Entrate tramite il servizio “firma file” contenuto nella piattaforma Desktop telematico;
- Sigillo digitale secondo il formato XAdES, accedendo all’area “Fatture e corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate, importando il file XML precedentemente prodotto, e selezionando il tasto “sigilla”.
► Formato dei file da trasmettere
I file da trasmettere possono essere in formato XML, oppure in formato compresso .zip (max 5 MB) contenente file XML, ma mentre nel primo caso i file devono essere singolarmente firmati/sigillati, in caso di impiego di file .zip potrò avere due diverse situazioni:
- il file .zip non è firmato dato che tutti i file contenuti sono firmati;
- il file .ZIP è firmato (chiaramente in modalità CAdES) dato che tutti i file contenuti non sono firmati.
► Modalità di trasmissione impiegata
I file possono essere trasmessi al sistema ricevente secondo almeno quattro modalità:
- WEB tramite l’ausilio del servizio “Fatture e corrispettivi” e dove il file può avere una dimensione massima di 5MB;
- HTTPS (web service), ma è necessario avere uno specifico accordo con l’Agenzia delle Entrate, ed il file può avere una dimensione massima di 5MB;
- FTP (File Transfer Protocol), ma è necessario avere uno specifico accordo con l’Agenzia delle Entrate, ed il file può avere una dimensione massima di 150 MB;
- SPC (Sistema Pubblico di Connettività), ma è necessario avere uno specifico accordo con l’Agenzia delle Entrate, ed il file può avere una dimensione massima di 5MB.
E’ necessario poi rilevare almeno due aspetti:
► L’Agenzia delle Entrate non conserva in modalità digitale i file trasmessi
L’art. 21 terzo comma del decreto legge 78/2010 riporta testualmente che “Per le operazioni di cui al comma 1, gli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 17 giugno 2014 si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonchè per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il sistema di interscambio di cui all’articolo 1, comma 211, della legge 24 dicembre 2007, n.244, e memorizzati dall’Agenzia delle entrate. Tempi e modalità di applicazione della presente disposizione, anche in relazione agli obblighi contenuti nell’articolo 5 del decreto 17 giugno 2014, sono stabiliti con apposito provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate”, e quindi nella sostanza i file trasmessi e contenente i dati delle fatture emesse e ricevute non sono conservati ma semplicemente archiviati, con tutte le criticità del caso, come per esempio l’assenza di una marca temporale associata ai file utile ad estendere il valore delle firme digitali oltre il periodo di validità dei certificati di firma;
► I file trasmessi non possono essere conservati in modalità cartacea
Non è possibile una conservazione cartacea dei file contenente i dati delle fatture emesse e ricevute per almeno due semplici motivi: i file sono in formato XML ed una loro stampa li renderebbe sia illeggibili all’occhio umano che non più interpretabili dai software, ma soprattutto ad oggi non vi è una tecnologia in grado di convertire su carta le firme elettroniche, in particolare la firma digitale;
In definitiva quindi, i file dei dati delle fatture emesse e ricevute DEVONO essere conservati unicamente in formato digitale secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014 e DPCM 3 dicembre 2013, ed in particolare:
- Sia in caso di trasmissione di file XML ove i singoli file sono stati firmati digitalmente oppure firmati/sigillati elettronicamente, sia in caso di trasmissione di file .zip.p7m contenente file XML non firmati, non vi è necessità di firmare nuovamente i suddetti file ma basterà semplicemente versarli (i.e. inviarli) nel sistema di conservazione;
- E’ necessario conservare anche le ricevute pervenute dal sistema ricevente in formato XML e firmate elettronicamente;
- I termini di conservazione sono i medesimi dei restanti documenti fiscali, e quindi la conservazione digitale dovrà svolgersi entro 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
Fonte: sistemiamolitalia.it